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【遴选公文写作技巧】信函格式公文常见错误与辨正

公选王遴选网 lx.gongxuanwang.com 2018-03-20 阅读: 4607

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[公选王遴选网导语]
公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

信函格式是一种特殊的公文形式。《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)将信函格式、命令(令)格式、纪要格式并列为三大公文特定格式,以有别于“文件格式”。在实际工作中,信函格式公文由于其特殊性,在制发过程中极易出现错误。因此,在各级各类机构制发的信函格式公文中,错误比比皆是,一定程度上影响了公文的权威性、严肃性和严谨性。这些错误主要有以下几种形式:

一是选用文种错误。虽然《党政机关公文处理工作条例》(下简称《条例》)、《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)没有对信函格式适用的公文种类作出明确的概念描述和界定,但就目前信函格式的使用情况看,多用于不相隶属机关之间商洽工作,主要适用的公文种类为“函”。除此之外,发至平行机关或不相隶属机关的“意见”“通知”等,也可以使用信函格式。但“请示”“批复”“报告”等有着特定行文方向的公文,并不能选用信函格式,诸如“关于2015年增加人员编制的请示”“关于×××同志任职资格的批复”“关于报送2016年度工作总结的报告”等采用信函格式的公文均为文种选用错误。另外,在工作实践中,有的机关单位的一些日常应用文体,如“总结”“计划”“启事”等也套用信函格式,这是不规范的,诸如把“2016年度党政工作计划”“纪念中国共产党90华诞暨辛亥革命100周年书画名家邀请展展览启事”等制发为信函格式公文,都是不正确的。需要强调的是,“信函格式”和“函”不能混为一谈,“信函格式”指的是公文的外在格式、样式,是对公文格式的技术性要求;“函”指的是公文种类,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。两者是形式和内容的关系,并不是一个概念。

二是发文机关标志错误。对于“文件格式”公文的发文机关标志,《条例》规定,一般有两种方法,一是采用发文机关全称或规范化简称,二是在发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字;联合行文时,可并用联合发文机关名称,也可单独用主办机关名称。《党政机关公文格式》进一步规定,发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,用小标宋体字,颜色为红色;联合行文时,如同时标注联署发文机关名称,要把主办机关名称排列在前。对于信函格式公文的发文机关标志,《条例》没有给出明确规定,《党政机关公文格式》在使用全称或规范化简称、位置、字体字色方面的规定与“文件格式”公文一致,稍有不同的是上边缘至上页边改为30mm,联合行文时只使用主办机关标志。可见,“文件格式”和信函格式在发文机关标志规定上有着细微差别,信函格式的发文机关标志中无需加入“文件”二字,上边缘至上页边距离少了5mm。而在实际工作中,制发公文者常常忽略这种差别,而把信函格式公文制作为“文件格式”。常见错误是在发文机关标志中加入“通知”“函件”“文件”等后缀词,比如,“××局文件”“××厅通知”“××书画院通知文件”“××司局函件”等,这些发文机关标志都是不正确的,须去掉发文机关后的“文件”“通知”“通知文件”“函件”等后缀词;还有的机关单位直接以会议、活动的名称作为发文机关标志,比如,把“2016年度最具影响力风云人物颁奖典礼”“2016××省经济年会年度峰会”“2015新技术国际发展趋势高层论坛”等作为发文机关标志,这也是错误的,须改用发文机关全称或者规范化简称;还有的字体字色选用错误,虽然《党政机关公文格式》对于信函格式的发文机关标志“推荐使用红色小标宋体字”,但在制发公文的实践中,灵活性很小,字色选用黑色、蓝色等,字体选用黑体、楷体等,都会在视觉上影响公文的庄重感和严肃性,都是不足取的。

三是红色双线错误。这种错误比较常见。《党政机关公文格式》规定,发文机关标志下的红色双线上粗下细,页底的红色双线上细下粗。而在公文工作实践中,有的把双线用作单粗线或单细线;有的把版头中的双线用作上细下粗,把页底的双线用作上粗下细;在颜色选择上,有的把红色错用作黑色、蓝色、紫色;有的只有版头中加红色双线,页底无红色双线;有的画蛇添足,在页底红色双线下印制机关单位地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱、传真号码等多余信息,与公文的制发要求不符。

四是份号、密级和保密期限、紧急程度等标注位置错误。《党政机关公文格式》规定,信函格式公文标注份号、密级和保密期限、紧急程度要顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,自上而下分行排列。实际工作中,很多机关单位按照《党政机关公文格式》关于“文件格式”的要求,把这些要素“顶格编排在版心左上角”。

五是发文字号错误。这是最为常见的错误,错误的情形五花八门。其一是标注位置错误。《党政机关公文格式》要求,信函格式公文发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。但实际工作中,多编排在发文机关标志下空二行位置,并居中排布。很显然,这是按照“文件格式”规定标注造成的错误。其二是发文字号的各项要素错误。信函格式公文的发文字号要求与“文件格式”相同,“年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入;发文顺序号不加‘第’字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加‘号’字”。但在发文实际中,多把六角括号“〔〕”错用为方头括号“【】”、圆括号“()”、方括号“[]”、单书名号“〈〉”等;有的年份不全,常见错误是省略了年份中的千位和百位数字,如把“2016”简写成“16”等;有的在发文字号中加“字”“第”等嵌入字;有的在发文字号中编入虚位,如“协字〔2016〕05号”等。这些错误都是公文制发人员马虎粗心、不够严谨认真造成的。

此外,标题位置也经常出错。《党政机关公文格式》规定,标题与其上最后一个要素相距二行。常见错误是标题与其上最后一个要素之间没有空行。首页标注页码错误,《党政机关公文格式》规定,“首页不显示页码”,但多数信函格式公文首页显示了页码。版记错误,《党政机关公文格式》规定,“版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方”,但部分信函格式公文仍在版记中加入印发机关、印发日期和分割线,按照“文件格式”来设计版记。

信函格式公文之所以容易出现错误,一是因为《条例》《党政机关公文格式》对此描述较少,一些描述过于简略,缺乏操作性、指导性;二是与“文件格式”公文相比,信函格式公文不太常用和常见,制发公文者对此知之较少;三是因为制发公文者对《条例》《党政机关公文格式》学习研究不够,业务知识欠缺。为了规避错误,增强信函格式公文的严肃性和庄重性,发挥信函格式公文的实际效力,需要多措并举,不断改进公文制发工作。一是需要做好顶层设计,在《党政机关公文格式》中对信函格式的各项要素和技术要求进一步细化、明确,厘清边界,廓清模糊认识,明确标准,增强指导性,便于制发公文者操作和实践;二是制发公文者要加强业务学习和业务培训,全面、深入了解有关公文处理的各项规定,熟练掌握信函格式,提高业务水平和业务能力,避免低级错误的出现;三是以严谨、细致、认真的态度严把公文制发审核关,增强责任心,确保制发的信函格式公文“零失误”。

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