信函格式是一种特殊的公文形式。《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）将信函格式、命令（令）格式、纪要格式并列为三大公文特定格式，以有别于“文件格式”。在实际工作中，信函格式公文由于其特殊性，在制发过程中极易出现错误。因此，在各级各类机构制发的信函格式公文中，错误比比皆是，一定程度上影响了公文的权威性、严肃性和严谨性。这些错误主要有以下几种形式：

一是选用文种错误。虽然《党政机关公文处理工作条例》（下简称《条例》）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）没有对信函格式适用的公文种类作出明确的概念描述和界定，但就目前信函格式的使用情况看，多用于不相隶属机关之间商洽工作，主要适用的公文种类为“函”。除此之外，发至平行机关或不相隶属机关的“意见”“通知”等，也可以使用信函格式。但“请示”“批复”“报告”等有着特定行文方向的公文，并不能选用信函格式，诸如“关于2015年增加人员编制的请示”“关于×××同志任职资格的批复”“关于报送2016年度工作总结的报告”等采用信函格式的公文均为文种选用错误。另外，在工作实践中，有的机关单位的一些日常应用文体，如“总结”“计划”“启事”等也套用信函格式，这是不规范的，诸如把“2016年度党政工作计划”“纪念中国共产党90华诞暨辛亥革命100周年书画名家邀请展展览启事”等制发为信函格式公文，都是不正确的。需要强调的是，“信函格式”和“函”不能混为一谈，“信函格式”指的是公文的外在格式、样式，是对公文格式的技术性要求；“函”指的是公文种类，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。两者是形式和内容的关系，并不是一个概念。

二是发文机关标志错误。对于“文件格式”公文的发文机关标志，《条例》规定，一般有两种方法，一是采用发文机关全称或规范化简称，二是在发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；联合行文时，可并用联合发文机关名称，也可单独用主办机关名称。《党政机关公文格式》进一步规定，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，用小标宋体字，颜色为红色；联合行文时，如同时标注联署发文机关名称，要把主办机关名称排列在前。对于信函格式公文的发文机关标志，《条例》没有给出明确规定，《党政机关公文格式》在使用全称或规范化简称、位置、字体字色方面的规定与“文件格式”公文一致，稍有不同的是上边缘至上页边改为30mm，联合行文时只使用主办机关标志。可见，“文件格式”和信函格式在发文机关标志规定上有着细微差别，信函格式的发文机关标志中无需加入“文件”二字，上边缘至上页边距离少了5mm。而在实际工作中，制发公文者常常忽略这种差别，而把信函格式公文制作为“文件格式”。常见错误是在发文机关标志中加入“通知”“函件”“文件”等后缀词，比如，“××局文件”“××厅通知”“××书画院通知文件”“××司局函件”等，这些发文机关标志都是不正确的，须去掉发文机关后的“文件”“通知”“通知文件”“函件”等后缀词；还有的机关单位直接以会议、活动的名称作为发文机关标志，比如，把“2016年度最具影响力风云人物颁奖典礼”“2016××省经济年会年度峰会”“2015新技术国际发展趋势高层论坛”等作为发文机关标志，这也是错误的，须改用发文机关全称或者规范化简称；还有的字体字色选用错误，虽然《党政机关公文格式》对于信函格式的发文机关标志“推荐使用红色小标宋体字”，但在制发公文的实践中，灵活性很小，字色选用黑色、蓝色等，字体选用黑体、楷体等，都会在视觉上影响公文的庄重感和严肃性，都是不足取的。

三是红色双线错误。这种错误比较常见。《党政机关公文格式》规定，发文机关标志下的红色双线上粗下细，页底的红色双线上细下粗。而在公文工作实践中，有的把双线用作单粗线或单细线；有的把版头中的双线用作上细下粗，把页底的双线用作上粗下细；在颜色选择上，有的把红色错用作黑色、蓝色、紫色；有的只有版头中加红色双线，页底无红色双线；有的画蛇添足，在页底红色双线下印制机关单位地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱、传真号码等多余信息，与公文的制发要求不符。

四是份号、密级和保密期限、紧急程度等标注位置错误。《党政机关公文格式》规定，信函格式公文标注份号、密级和保密期限、紧急程度要顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，自上而下分行排列。实际工作中，很多机关单位按照《党政机关公文格式》关于“文件格式”的要求，把这些要素“顶格编排在版心左上角”。

五是发文字号错误。这是最为常见的错误，错误的情形五花八门。其一是标注位置错误。《党政机关公文格式》要求，信函格式公文发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。但实际工作中，多编排在发文机关标志下空二行位置，并居中排布。很显然，这是按照“文件格式”规定标注造成的错误。其二是发文字号的各项要素错误。信函格式公文的发文字号要求与“文件格式”相同，“年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入；发文顺序号不加‘第’字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加‘号’字”。但在发文实际中，多把六角括号“〔〕”错用为方头括号“【】”、圆括号“（）”、方括号“［］”、单书名号“〈〉”等；有的年份不全，常见错误是省略了年份中的千位和百位数字，如把“2016”简写成“16”等；有的在发文字号中加“字”“第”等嵌入字；有的在发文字号中编入虚位，如“协字〔2016〕05号”等。这些错误都是公文制发人员马虎粗心、不够严谨认真造成的。

此外，标题位置也经常出错。《党政机关公文格式》规定，标题与其上最后一个要素相距二行。常见错误是标题与其上最后一个要素之间没有空行。首页标注页码错误，《党政机关公文格式》规定，“首页不显示页码”，但多数信函格式公文首页显示了页码。版记错误，《党政机关公文格式》规定，“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”，但部分信函格式公文仍在版记中加入印发机关、印发日期和分割线，按照“文件格式”来设计版记。

信函格式公文之所以容易出现错误，一是因为《条例》《党政机关公文格式》对此描述较少，一些描述过于简略，缺乏操作性、指导性；二是与“文件格式”公文相比，信函格式公文不太常用和常见，制发公文者对此知之较少；三是因为制发公文者对《条例》《党政机关公文格式》学习研究不够，业务知识欠缺。为了规避错误，增强信函格式公文的严肃性和庄重性，发挥信函格式公文的实际效力，需要多措并举，不断改进公文制发工作。一是需要做好顶层设计，在《党政机关公文格式》中对信函格式的各项要素和技术要求进一步细化、明确，厘清边界，廓清模糊认识，明确标准，增强指导性，便于制发公文者操作和实践；二是制发公文者要加强业务学习和业务培训，全面、深入了解有关公文处理的各项规定，熟练掌握信函格式，提高业务水平和业务能力，避免低级错误的出现；三是以严谨、细致、认真的态度严把公文制发审核关，增强责任心，确保制发的信函格式公文“零失误”。

更多公文写作技巧、遴选公文写作范文、公文写作经典语录，推荐学习公选王遴选网【公文写作】栏目