【遴选公文写作】浅谈文件表述的特点

公选王遴选网　lx.gongxuanwang.com 2018-09-07　阅读： 2484

[公选王遴选网导语]

公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容，公文写作所占分值比重较大，各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

毛泽东在《工作方法六十条》中指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题，鲜明性和生动性，除了逻辑问题，还有词章问题”。毛泽东同志在这里提出了文章与文件所共有的三个性质，但文件对比文章来说，是有其自身独特之处的，笔者认为大体有以下五个特点：

第一，业务性很强。最基本一点就是写哪一项工作就应懂哪一项业务。有人往往以为只要笔头功夫硬，能摇摇笔杆就能撰写文件。殊不知写文件是一门综合能力，不是仅能摇笔杆就能胜任的。刘勰在“文心雕龙”中说到：“才冠鸿笔，多疏尺牍”，指出“疏尺牍”虽是缺点，但“才冠鸿笔”才是真本领。这里所说的真谛正是要懂业务。具体到电力系统来说，发电、供电、基建等部门，每个部门都有每个部门的专业知识，有的知识是融会贯通的，有的知识则是自成一体，如在不了解专业知识的情况下贸然下笔，将会受到内行人的嘲笑。因此，不熟悉本行本部门知识业务的人，不可能写出好的文件。

第二，定向表述。一般来说，大多数文件都有明确的致发对象（分发、分报及对象很广的文件除外），因而文字及其内容是定向表述的，文件致发对象不同，撰写文件的内容、口气、用词也不同。如：上行文件，多是请示、报告，多是提出请求和意见；下行文件，则多是指令与通知。总之，一定的對象，要使用一定的表述方式。

第三，主要用逻辑思维，不用或很少用形象思维。构思与写作文件时，多重于对问题、事件进行系统地分析与论述，通过综合、归纳、分析、判断，形成一定的文字资料，而很少采用抒情、描写的方式。“飞流直下三千尺，疑是银河落九天”之类，浪漫主义色彩太浓，作为文学语言是美的，但文件中就很少此类写法。说文件多多用逻辑思维方法，并不是说文件语言可以平淡无奇，有时文件中夹带一两句广为传颂的诗篇，运用恰当也能起到事半功倍的效果。如廖承志同志在致蒋经国的公开信中，引用鲁迅的“度尽劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇”，此情此意用在此处此时恰到好处。

第四，直书不曲。写文件一般开门见山，有什么话直说，很少有曲折的文字。如撰写任命通知，直接在正文中写明xx单位决定何人任何职，再写上月日即可。中央在纠正文件眉目不清的现象时说，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论。然后，再做必要解释。这便是对文电作出了“直书不曲”的规定。

第五，具有特定体式。体式包括文件的构成和格式安排，这些国家在有关的公文处理方法上都有严格规定，只有遵循这些规定，才能保证文件结构的完整，才便于发挥它的效能和提高运作效率。当然，遵循一定体式，并非墨守成规，在文字结构、表达方式和语言使用等方面也要有创新，使文件不致显得很沉闷。

撰写文件是秘书人员遇到的最常见的事情，一份文件的好坏，将直接影响到企业的形象。因此，把握好文件的特点，运用适当的语言将一篇文件写好，是秘书人员所面临的最严肃、庄重而又艰巨的任务。

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