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【2020遴选公文写作】如何在公文中正确附注联系方式?

公选王遴选网 lx.gongxuanwang.com 2019-12-06 阅读: 5902

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[公选王遴选网导语]
公文写作是公务员遴选考试的常考必考内容,公文写作所占分值比重较大,各位备考各地遴选公务员考试的考生朋友们务必认真学习准备各类型的公文写作方法及格式要求。

 

“没有联系人!这个件该问谁啊?”办公厅(室)文秘部门的很多同志在工作中都曾有过这样的抱怨。办公厅(室)日常公文往来频繁,在办理过程中经常需要沟通、咨询和协调,公文中如果没有留下承办人员联系方式,就会给公文处理工作带来诸多不便。

虽然《党政机关公文处理工作条例》没有对是否附注联系方式提出硬性要求,但从工作实际出发,对适合的文种,准确地附注联系方式十分必要。

1为什么要附注联系方式

通过联系方式,与来文单位承办人员充分有效地沟通,有助于公文运转高效有序、办理准确得当,具体可归纳为“四个有利于”。

一是有利于准确把握公文主旨。公文应当庄重平实、严谨规范、简洁明了,但也有一些公文表述含糊、模棱两可、甚至引发歧义,这就需要与来文单位公文承办人员充分沟通,以准确了解行文背景和深层意图。

二是有利于提高效率。文秘部门作为办公厅(室)的“窗口”单位,事情多、任务重。公文中附注了联系方式,如果对文字内容、格式要素存在疑问,就能够有效沟通并得以解决,在一定程度上可以缩短公文办理时间。如果遇到重大突发事件,第一时间与承办人员取得联系,就能够及时掌握第一手信息和事件最新进展,为领导决策提供依据。否则,几番周折,容易误时、误事。

三是有利于控制知悉范围。涉密公文的办理,应严格保密,包括文件的标题和关键词等。特别是一些密级较高的公文,如没有留下联系方式,需要沟通时,只能在来文单位中反复询问公文办理部门和承办人员,在找寻过程中,为准确定位,难免会对文件内容有所提及,无形中扩大了公文知悉范围,增加了泄密风险。

四是有利于增强责任意识。强调在公文中留下联系方式,承办人员作为责任人之一,就会在起草、校对、核发等文件制发前的各个流程和环节更加认真负责,一定程度上能够倒逼公文质量提高,降低出错率。

2什么样的公文需要附注联系方式

笔者认为,在党政机关公文中需要附注联系方式的大体有三类。

一是请示。适用于向上级机关请求指示、批准。例如下级机关请示的重大问题、需要帮助解决的困难、批准职权范围以外的业务等诸多事项,在办理过程中,涉及文种使用、行文规则,所请示事项的合法、合规、合理性,以及历史沿革、背景资料等情况,势必会有很多问题需要沟通联系。

二是报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问等。虽然大多数常规性报告无需沟通,但对公文中出现的表述有误、提法不妥、错字别字、要素不全、格式不准等问题,在不影响运转时效的前提下,受文单位文秘人员应当严格把关,联系来文单位承办人员,告知错情并请予修改,以维护公文的规范性、准确性和严肃性。

三是函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函作为常用文种,广泛用于申请、咨询、洽谈、通知、答复等业务。因机关之间不相隶属、业务没有交集,仅就某事偶有联系,难免会受行业知识缺乏、背景成因不明影响,需要进一步沟通交流,弄清情况。为避免跨部门找寻承办人员耗费不必要的时间和精力,此类函件更应留下联系方式。

3哪些同志应作为联系人

作为公文联系人要熟悉各方面情况,在接受咨询时,能够答得上来、讲得明白。但在实际工作中,有些公文所留联系人是参与公文某一方面工作的干部,对文件整体情况掌握不全、了解不深。更有甚者,所留联系人是单位里负责文件印制的职工,回答提问更是无从谈起。

针对上述情况,若条件允许,应留两位联系人,前者应是承办部门主要负责同志,后者是具体承办人员。如此,遇到问题,可以视情况有针对性地联系,避免承办人员反复请示耽误时间、延误进展。再者,可以防止因某一位同志联系不畅影响公文运转。

此外,作为联系人要保持通信畅通。通常讲,应在文尾将办公电话号码和个人手机号码同时标明。但实际工作中,往往未标明联系人手机号码,有的是承办人员认为标注私人电话,显得公文不太正式,也有一些承办人员不愿在八小时以外被打扰。其实,留下私人电话,不仅方便联系、利于工作,也能体现该同志的敬业程度、责任意识和担当精神。

4联系方式在公文中的位置

《党政机关公文格式》国家标准规定:附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

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