批复适用于答复下级机关请示事项，主要是就请示事项表明态度、提出意见和处理办法，具有很强的针对性，用语也比较简明。

批复正文，往往分成三部分或四部分。

收文情况一般写成：“《关于……的请示》收悉。”或者“……号文收悉。”或者将请示标题和文号一并表述，如，“《关于报请审批××地区控制性详细规划的请示》（×规资详〔2021〕×号）收悉。”

批复意见通常分为三种：同意，原则同意，不同意。

批复意见为“同意”“原则同意”时，一般写成：“经研究，同意（原则同意）……，请会同有关单位按此实施（办理）。”也可以写成：“经研究，同意（原则同意）……。具体批复如下：一、……二、……三、……”

批复意见为“不同意”时，表述一般比较委婉，同时，应说明理由。如，“考虑到目前条件还不成熟，这项工作暂缓开展”。

补充要求通常写成：“希望你们……”

结尾语通常为：“特此批复。”

如果批复意见中已有“具体批复如下”字样，结尾语也可以省略。

示例1：正文由三部分构成的批复

示例2：正文由四部分构成的批复

拟写批复时，应注意做到“五个避免”。

【1】避免文出无名

有一批复代拟稿正文开头写道：“经研究，市政府同意你们举办2016年经济贸易论坛。……”这样的开头漏掉了收文情况，比较突兀。批复是针对请示而来，没有请示，何来批复？

后来修改为▼

“你们《关于举办2016年经济贸易论坛的请示》收悉。经研究，市政府同意你们举办2016年经济贸易论坛。……”

【2】避免主体不清

A单位向上级请示，尽管里面提到的请示事项涉及B单位，但上级的批复还是应该把A单位作为主要受文主体，不宜将A单位、B单位同时列为主送单位。如果确需B单位知晓，可以将B单位列为抄送单位。

A单位向上级上报请示件，上级的批复内容中有补充要求的，一般只针对A单位。倘若涉及B单位，不宜直接对B单位提要求，可以通过对A单位提要求的方式，把B单位“拉”进来。

那么，如何妥当地在对A单位的要求中“拉”入B单位的“角色”呢？请看这样一则示例：

某区政府就撤销两个街道办事处、组成一个新的街道办事处，向市政府上报请示。市政府作出批复，同意该区政府撤销两个街道办事处、组成一个新的街道办事处。

这则批复代拟稿中的补充要求是这样写的▼

“希望你们切实做好撤并两个街道办事处的工作，确保两个街道办事处撤并平稳有序进行。希望市民政局对××区政府撤并两个街道办事处的工作给予指导和支持。”

显然，在给区政府的批复中，直接对市民政局提出要求的写法不合理，有失妥当。

可以修改为▼

“希望你们在市民政局的指导和支持下，切实做好撤并两个街道办事处的工作，确保两个街道办事处撤并平稳有序进行。”

这样，自然而然地把请市民政局给予指导和支持的意思带了进来。

【3】避免照搬来文

有的批复件，不管是在批复意见中，还是在补充要求中，都大段地照搬请示内容，这大可不必。上级批复给下级，理应站得高、看得远，具有一定的“含金量”。批复可以摘录请示内容，但要适度。

另外，如果请示件中有的意思已经完整表达过了，批复再复述一遍也没有意义，应该是提纲挈领、点到为止。

特别是补充要求，应有很强的针对性、指示性。话不在长，而在于精；言不在多，而在于准。应让受文单位读到批复内容后，明确方向、方便操作。

【4】避免混淆概念

“同意”与“原则同意”是两个不同概念。“同意”，指完全认可；“原则同意”，指基本或部分认可，还需再作进一步的研究、修改或者完善。

比如，有一批复件的标题为：《××局关于同意××高新技术产业开发区空间调整方案的批复》。正文的批复意见中这样写：“经研究，原则同意××高新技术产业开发区空间调整方案，请会同有关单位作进一步修改完善后，自行印发实施。”

标题使用的是“同意”，正文的批复意见使用的却是“原则同意”，这就混淆了“同意”与“原则同意”的概念。基于要求受文单位会同有关单位对方案进一步修改完善的事实，可将此批复件的标题修改为▼

《××局关于原则同意××高新技术产业开发区空间调整方案的批复》。

【5】避免画蛇添足

画蛇添足常见于结尾语。批复的结尾语通常为：“特此批复。”倘若批复件结尾语这样写：“以上批复，如有不当，可以指出。”就是典型的画蛇添足。

作为结尾语，“特此批复”短短四字即可。因为批复具有行文效力的约束性，其提出的决策、意见对下级机关具有约束力，下级机关必须遵照执行。如果加上“如有不当，可以指出”，则意为受文单位还有讨价还价的余地，显然与批复件的属性不符。（摘自《秘书工作》）

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