如何正确选用文种合理提出建议和请求？

例文

关于2012年5-10月学生宿舍水电费收取情况的报告

处领导：

2012年暑假期间，因为专业分流的原因，各系部对一些宿舍进行了内部调整，当时调整并没有上报数据到我科，致使无法掌握调整数据。

在本学期收取学生宿舍水电费时，发现了出现学生无法交纳的情况：2012年5-10月期间维修科只计算了一次学生宿舍水电费，但实际上有较多的宿舍5-7月住宿是一批人，9-10月却已经是另外一批人住宿。这样，这些宿舍在计算水电费时，就把原来住宿的同学5-7月使用的水电费计算到了9月才入住的同学的身上，同学们意见较大，拒绝交纳水电费。

2012年5-10月学生宿舍的水电费为32.2万，但到目前为止，只收取了约17.2万，还有15万左右的水电费没有交纳（13、14、18、19、23栋的大部分还没有交纳，4、5、8栋的也只交纳了一半左右）。随着时间的推移，收取的难度将会不断加大;另外，这些宿舍还有不少今年的毕业生将于5月左右离校，不及时理清并收缴的话将会给同学们办理离校手续增加麻烦，同学们的意见将会更多。

为了给同学们更好的服务，减少学院的财产损失，建议从以下几方面做好工作：

1.维修科把2012年5-10月的水电费分为两个时间段进行计算，5-7月为一个时间段，9-10月为一个时间段。

2.请学工部帮助协调，要求各系部重新统计并及时上报2012年7月份因专业分流而进行宿舍调整的号码到宿舍管理科;并请各系部辅导员做好学生的思想工作，帮助催交水电费。

3.在宿舍管理员到位后，认真做好水电费的催交工作。

4.继续不交水电费的宿舍，是否可以考虑实行断电处罚？请领导指示。

特此汇报。

宿舍管理科

2013年3月6日

分析：

请示是机关常用公文文种之一，根据《党政机关公文处理工作条例》规定，请示适用于向上级机关请求指示、批准。在通常情况下，请示多用于请求上级帮助解决本单位的某一具体问题和实际困难，比如经费、物资、人力等方面的资助。除此之外，还有一种情形也较为常见，那就是：工作中出现了一些涉及面广而本部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。该文的请求事由就是属于这种情形。

在写作实践中常常发生请示与报告混用现象。请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。二者的主要区别在于：

1.行文目的不同，请示的目的是向上级机关提出请求;报告的目的是向上级机关汇报工作或情况。

2.内容含量不同，请示内容单一，一文一事;报告的内容容量大，尤其是工作报告，可以对工作的各个方面进行汇报，数事并谈。

3.行文时间不同，请示是事前行文，报告是事后或事中行文。因此，行文之前，要综合考虑上述三个方面的不同，正确选用恰当文种，从而确保行文目的实现。该文《关于2012年5-10月学生宿舍水电费收取情况的报告》在文种选择、所提出的措施、材料详略、语言表达方面存在诸多问题，现分析如下：

一、文种选择不当

公文是办事的工具，每一份公文的写作都是为了解决一个实际问题。公文文种的正确选择，主要看行文目的。如果行文目的只是汇报工作、情况，无请求事项，则用报告行文。如果行文目的有请求事项（或财物、或工作意见等），则用请示行文。原文所用文种为“报告”，但从内容看，文章最后一部分提出了帮助、协调工作的请求，有明确的请求事项，因此用“请示”文种较为恰当。

二、请求事项——建议措施欠妥当、得体

原文的行文目的是要解决学生拖欠水电费问题，提出了四条解决措施，希望上级帮助协调、解决。其中第三条措施多余。原文发文单位是“宿舍管理科”，收文单位为“后勤管理处”，二者是上下级关系，而该条措施系本科室职权范围内的常规工作，直接布置、安排即可，无需向上一级反映，所以第三条措施纯属多余。

第四条措施——实行断电措施处罚欠费学生，也欠合理、可行。因为宿舍调整后，一个宿舍内居住的学生，可能有的欠费，可能有的已经缴费。如果对该宿舍实行断电处罚，势必使守规矩的学生受到牵连，从而产生不满，人为制造不和谐，所以断电处罚缺乏可行性、合理性。

如何科学提出解决方案，一定要考虑方案的科学性、合理性、可行性，既要符合国家方针政策，又要符合客观实际。具体到本例中，既要使违规者受到约束，又不要扩大打击面，还不违法。

三、请示缘由过于详细，缺乏概况叙述

公文结构具有程式性，请示结构一般采用三段式写法，具体为：请示缘由——请求事项——结束语。而原文的缘由部分交代过详，缺乏概括叙述。公文语言与文学语言不同，公文语言不求具体、形象、生动，只求准确、简明，不必写细节。这样有利于读者迅速、准确理解公文内容，所以材料详略的把握，要考虑公文主题的表现，在不影响主题表现的情况下，尽量做到言简意赅。而原文中掺杂了一些多余的细节，如第三段“2012年5-10月学生宿舍的水电费为32.2万，但到目前为止，只收取了约17.2万，还有15万左右的水电费没有交纳（13、14、18、19、23栋的大部分还没有交纳，4、5、8栋的也只交纳了一半左右）”，收文单位无需知道应交水电费总数是多少，已交了多少，哪几栋宿舍未交，缘由部分只需要概括地阐述请示的理由，其他无需多言。原文由于有了这些细节，使得主题表现没有那么突出，令人难以迅速把握关键内容。

四、主送机关不当

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文主送机关应为单位名称，而非领导个人，所以主送机关应改为“后勤管理处”。

五、结束语不当

公文语言具有程式性，常采用惯用语和专用术语，特别是结束语更是有一套专用语言。根据行文目的，该文应为“请示”，因此应该用请示的专用结束语，如：“以上请示妥否，请批示”，或“以上请示，请审批”等。

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