意图清晰、情况熟悉、思路敏捷、电脑辅助,分享从容不迫应对急文的四条法则。
快速、应急是专人秘书写作的基本要求,专人秘书只有具备古人所讲的“下笔如神”“倚马可待”的素质,才能从容不迫地应对这些急文,使领导满意。这些急文主要有:
(1)领导人的活动信息。专人秘书陪同领导出差,每晚都要把领导的活动及时写成信息,有时甚至一项活动结束就要求立即写成信息,传回领导所在机关的办公部门,以便使领导机关随时能够掌握领导同志的行踪。
(2)领导人的讲话稿。专人秘书陪同领导人出行,经常要为领导人临时安排的活动撰写讲稿,或者也有领导所在机关其他秘书事先准备的讲稿。但因情况临时变化需要修改,甚至需要重新撰写的讲稿。这些讲稿一般都比较急迫,有的第二天上午就要使用,有的两三小时后就要呈交。
(3)重要的和紧急的谈话记录、会议记录和纪要,及领导即兴讲话的整理。
要做到快速成文,专人秘书必须掌握以下四点:
(1)意图清晰
准确掌握领导意图,这是快速成文的前提。对领导意图领会得深刻,才能思维清晰,逻辑清楚;才能恰到好处地收集资料,适当够用,避免漫无边际,浪费时间和精力;才能一气呵成,适合领导口味,避免返工和推倒重来。如果对领导意图一时还吃不太准,也可快速列出提纲,请领导审定,以做到对领导意图的准确理解。
(2)情况熟悉
上情、下情、内情、外情,各方面的情况都心中有数,胸有成竹。写作时,就会信笔而书,不会中途卡克,更不会由于现收集情况,而耽误时间。
(3)思路敏捷
能根据领导的意图、掌握的情况和平时积累的写作套路,迅速形成文稿思路,拟出写作提纲,在此基础上一气呵成。
(4)电脑辅助
人脑加电脑,写作不可少。专人秘书如能随身携有笔记本电脑,储存有写作必备的大量情况资料,以往为领导写作的各类文稿,并能随时上网查询获取最新信息,则往往如虎添翼,对快速成文能起到事半功倍的作用。
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