【办公室遴选考点】你搞定了你的“电话通知记录”吗？

公选王遴选网　lx.gongxuanwang.com 2016-10-20　阅读： 2780

公选王遴选网导读：基层办公室工作琐碎繁杂，但办公室里无小事，政务、业务、事务没有一件能疏忽，办文、办会、办事没有一项可马虎。就连一张电话通知记录单，看似薄纸一张、文字几行，实则大有文章、很有讲究。今天，公选王遴选网就和您聊聊电话通知记录的这些事儿。

电话通知记录单是办公室常用的一种沟通形式。记录电话通知要求接电人细致入微、考虑周全，以期被通知人看后一目了然、不存疑惑。记录单上除了来电时间、来电单位、来电人及身份、记录人等基本要素外，最重要的就是来电内容。我结合办公室工作经历，将来电内容记录中发生的四则失误列举出来，希望对大家有所启发。

一、何人召集不知道

一日，接到市政府办公室来电，临时通知召集全市经济开发区主任和各镇镇长开会，我将电话内容记录如下：“×年×月×日（今天）上午×点，在市政府×会议室，召开全市开发区主任和各镇镇长会议，请×主任出席。”因距离开会时间短，我急急忙忙将记录单送给这位主任，主任看后问道：“会议是哪位市长召集的？”由于没问清楚，我顿时无言以对，只得根据以往开会的经验和来电人的身份，猜测并回答“可能是×市长”。回到办公室后，我立刻打电话确认是×市长无误后，才放下心来，并再次向主任说明情况。

二、会议主题不明确

某日，市委办公室来电通知召开常委会议，我作了如下记录：“×年×月×日（周×）下午×点，在市委办×会议室，召开市委常委会，请×书记参加。会议材料请于上午下班前到秘书科领取。”看到通知记录内容中有“领取会议材料”这一条，我没有询问来电人有哪些议题，心存侥幸地想着×书记这么忙，也不会凑巧问起议题内容，便直接将通知单送往书记办公室。很不巧的是，书记偏偏问道：“会议都有哪些议题？”听到发问后，我心里别提多后悔，怪自己没“多一句嘴”问清楚，只得回答“马上去拿材料”，并在回到办公室之后第一时间补打电话，记录下议题后汇报给书记。

三、参会对象不清楚

某日，经信部门来电，通知领导参加由经信部门组织的企业家座谈会，我记录如下：“×年×月×日（周×）上午×点，在×会议室，召开企业家座谈会，请×领导参加。”当我将通知单送给领导时,他提了两个问题：一是与会的其他领导都有谁？二是与会的企业都有哪些？这两个问题令我措手不及，只得承认是自己工作失误，没有问清楚，并承诺马上问明情况后汇报。

四、会议内容不明了

有一次，某部门来电，通知市重点项目督查，需要某新到任的领导参加，我记录：“×年×月×日（周×）上午×点, ×领导带队开展市重点项目第一次督查，请×领导于当天×点在×现场等待。”见了这个通知，新任领导给来电人回拨了电话，并提了三个问题：是否需要他发言？是否需要他全程陪同？要不要书面汇报？尽管领导没有把这三个问题抛给我，但听到他提的问题后，我深深感觉自己的工作没做到位。

结论

透过小疏忽看到大问题，通过小失误总结新方法。经历了以上教训，我对接听电话、填写记录单有了更深的体会，那就是办公室人员不仅要做“传声筒”，更要当好“勤务兵”，不仅要把对方讲的内容一字不差地记下来，更要把领导想要知道的考虑在前，让这份记录单“经得住问”。在以后的工作中，每次作电话通知记录，我都会多留个心眼，站在领导的角度多问几句，并提醒自己把“时间、地点、主题、召集人、与会人员、被通知对象要做什么”等几个内容要素在脑子里过一遍，确保问题都清楚后再向领导汇报。（公选王遴选网摘自《秘书工作》作者：袁臣）

>>>【办公室遴选考点】秘书在工作中快速成长的五大秘诀

>>>【办公室遴选考点】配合领导工作的“十要十不要”

公选王二维码.jpg