【办公室遴选考点】办会失误三悟：先行一步、多看一眼、深思一层

公选王遴选网　lx.gongxuanwang.com 2017-01-19　阅读： 6326

公选王遴选网导读：办公室工作无小事，这个在会务工作中尤为明显。因为，会务工作事项多、变化多、环节多，特别是大型会议千头万绪、异常繁杂，一环紧扣一环，任何一个环节的缺失，都有可能对后续工作带来严重影响，如何做到心中有数、不出差错？结合实践中遇到的案例，我们感到，办会应做到“先行一步、多看一眼、深思一层”，未雨绸缪，防患未然，才能避免工作失误。今天，公选王通过三个案例为您更形象的展示对办会的三点感悟。

案例一：席位牌有错别字

某局召开工作汇报会时，主客双方相互介绍，发现席位牌错把某位检查组同志名字中的“俊”打成了“佼”，尽管该同志并不在意，还开玩笑帮工作人员解了围，但出现这样的低级失误，让办公室工作人员倍感尴尬。事后查明，工作人员送给打字员的检查组名单，手写草书“俊”和“佼”极为相似，且校对时思想上不够重视，认为打印几个人名纯属小事，不可能出现纰漏，目光一扫而过，未逐字审核校对，特别是忽略了会场布置检查环节，致使“一字之差，谬以千里”。

做好会务工作，要求我们务必先行一步。反思案例，如果提前到会场走一走、看一看，把席位摆放、人员名单、会议材料等关键要素好好查一查、对一对，一些低级失误是可以提前发现并避免的。若是召开大型会议，有必要模拟会议召开情形，大到会场布置、议程安排、设施设备，小到会标席卡、材料摆放、进场线路，都要一一检查落实，对落实不到位或衔接不畅的，做到及时发现、及时督促、及时整改，确保人员到位、责任到位。

案例二：讲话稿少了几页

某地电视电话会议正在召开，领导讲话忽然卡壳，会议临时中断，设备室的工作人员顿感茫然，信号传输正常、音响设备正常、灯光照明正常……应急措施无从下手，迅速与主会场取得联系，才知道原来是领导修订过的讲话稿缺失了最后几页。事后查明，酿成这一重大失误的原因是，工作人员在打印讲话稿时，因时间仓促未仔细翻阅一遍，致使打印机缺纸的问题未被发现。一时的疏忽，贻误了大事，给整个会议进程带来实质性影响。

做好会务工作，要求我们务必多看一眼。反思案例，在日常工作中，我们发现打印页数较多的材料时，时常会出现空白页或打印不完整的情况。如果我们始终绷紧了这根弦，即使时间仓促，也应静下心来，再好好看一看。会议进行时，眼光也要做到会场内外结合，既紧盯各项设备运转情况，又安排专人现场跟踪会议进展，畅通会场内外衔接，确保应变措施准确有效，保障会议万无一失。

案例三：播放机突然罢工

离某系统全省运动会开幕还有一个小时，DVD播放机突发故障，无法播出音乐。眼看开幕式已经进入倒计时，音响师也一直联系不上，怎么办？按照应急预案，应有两套播放设备，若所租场地没有，怎么办？工作人员急中生智，马上分成两组，一组继续与场地音响管理部门联系，一组奔赴附近居民楼，挨家挨户借播放机，事后正是借到的两台播放机，才得以解决燃眉之急，避免严重失误。

做好会务工作，要求我们务必深思一层。反思案例，万幸的是活动前对设备进行了再次检查，及时发现了故障，但如果故障发生在仪式举行过程中呢！因此，我们在筹备大型会议活动前，应多想一想可能出现的突发情况，如设备故障、突然断电、交通拥堵等，及早形成应急方案，以免措手不及。会议结束后，我们应及时召开小结会议，从会议分组讨论、参会人员交流等情况中，总结有效做法，查找工作不足，形成改进措施，为下一次会务工作打好基础。

【推荐阅读】

【办公室遴选考点】总结表彰大会怎么开？七项任务一个都不能少

【办公室遴选考点】秘书工作需把握“四个要领”

公选王二维码.jpg