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【遴选考友来稿】浅谈工作日常之怎么开好一场座谈会

公选王遴选网 lx.gongxuanwang.com 2018-12-11 阅读: 1262

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浅谈工作日常之怎么开好一场座谈会

孙亦柳

座谈会,属于体制内比较常见的中小型会议,人数一般控制在30-50人内,时长大概为半天以内。召开座谈会的目的,多数情况下,是为了征求意见、听取建议、统一认识,而且很多时候是针对体制外人士、两代表一委员或者专家学者之类。因此,相对一般的大型会议、汇报会议,座谈会的氛围要宽松自由、话题也相对宽泛。

要开好一场座谈会,我认为,要做好“五个一”:

拟好一张方案。一张方案最主要的任务,就是准确告知——哪些人参会、在哪里开会、什么时间开会,同时还要明确会议具体的联络人员和责任分工。方案起草,必须要严谨规范,要严格按照公文惯例,一丝不苟,确保完全没有差错。如果是初学者,建议就严格照套已有模板,这样就不容易出错。同时,要言简意赅。文字务求精简,表达务求精确,特别是涉及责任分工的时候,决不允许因为有歧义、有语病而引发推诿扯皮甚至失职失责的状况。最后,还要注意一点,方案发出后,必须确保有关人员尤其是体制外的人士都能收到。如果会议方案发出时间较迟而会议举行又偏早,建议要落实专人逐一电话通知。

理好一份资料。分为两个层面:给领导的、给其他与会人员的。给领导的,至少要包括与会人员的简介资料、会议主题相关的资料、领导的讲话参考及部分与会发言人员的发言资料。以最近比较热门的民营企业家座谈会为例,给领导的资料至少包括:一是在座企业家的姓名、年龄、企业名称、企业规模、主营产品和政治身份(比如是否两代表一委员),具体可以整理成表格形式;二是给领导的讲话提纲;三是需要发言企业家的发言资料。给与会企业家的资料,可以是本地涉企相关的政策,建议可以编辑成一本政策集锦。

备好一个会场。简单来说,就是确定会场、排列会场。尤其是涉及到体制外人士或者有重量级人士参会的时候,会场安排一定要综合考虑交通距离、会议规格、装修风格、服务水平等诸多因素。举个简单例子,贫困地区开个扶贫座谈会,会场肯定不能过于奢华,一般能简则简。排列会场,其实就是会场的具体布置。如,会场席位是相对亲和的圆形布局,还是规矩严明的矩形布局?此外,还涉及到席位的安排、席卡的选择、茶水的类型等多个方面。虽然这些细节,一般都有宾馆或者会务中心的工作人员具体操作。但作为会议具体经手人员,必须了然于胸,要说得出各种选择的原因所在。比如,我们这里开招商座谈会时,会选择非常有地方标识的席卡,相应的茶杯、餐巾纸盒也会印有地方特色风景或美食。而一般对内的座谈会,就不会讲究这些细节。

做好一场会务。待在会场做会务,主要关注两个方面:首先,就是要盯紧领导,及时接收领导传来的每个信息。比如,有时候,会议开着开着迟了,就需要安排点心或者就餐。这种时候,领导往往会有所指示,反之如果领导没有指示,你也要作出相应安排并及时请示。其次,是关注好其他与会人员。这方面,我们绝大多数情况下要相信会场服务人员的专业精神,但自己还是要稍微费点心,确保不出差错。

写好一份笔录。要原原本本把本次会议领导的讲话、与会人员的发言记录下来,条件具备的还要录音。会后,对相应讲话发言进行整理。整理领导讲话的重要性,一般做文字工作的人都了解,而且有时领导现场会布置一些工作、任务,这些就需要书面记录然后去抓好落实。整理发言人员的讲话,主要还是为了加深对面上情况的了解,有时候还可以在今后的领导讲话里作为现成案例用于打比方。一般情况下,类似座谈会开完,都会形成一定的文字记录,或者是新闻报道、会议纪要,也有可能是在政府系统或者向社会公开发布领导的讲话。而这种时候,有一份会议笔录就是非常重要的帮助了。

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