【办公室遴选考点】优秀秘书必须具备9种职业能力

公选王遴选网　lx.gongxuanwang.com 2017-09-13　阅读： 4889

[公选王遴选网导语]

要想成为一名优秀的秘书，应该具备九种职业能力。

秘书作为领导不可缺少的辅助力量，这就要求秘书不仅要有基本的职业素养，更要有灵活的处事能力。同时，要想成为一名优秀的秘书，还应具备以下九种职业能力：

1.理解能力。准确领会上司意图，要理解方针政策，要理解法律法规，要理解口头的和书面的信息，要理解人与人的关系等等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。

2.速记能力。速记是一种快速记录口语的技术方式，用简单的符号、代码和缩写规则把交际和思维中的口语置换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录，秘书人员要学一点速记。

3.表达能力。表达能力是秘书的传统能力，也是秘书的看家本领。秘书的表达能力主要是指语言文字的表达能力，包括口头和书面语言文字的表达。秘书要处理人际关系，要传达上司意图和指示，要说服、演讲、论辩，要沟通协调等等，都需要良好的口头表达能力。一个称职的现代秘书要做到准确、简练、流畅、生动地使用口语进行交际，成为一个具有良好口才的人。

同时，秘书在处理各类文书，起草撰写公文等也需要有良好的书面表达能力。可以说，现代秘书每天都要与文字打交道，文字工作是秘书的一个基本工作。现代秘书必须要具有扎实的文字功底，要能够自如地驾驭文字，准确、严谨、恰如其分地通过书面语言表达观点、态度、立场。

4.协调能力。秘书部门具有协调职能，现代秘书也应该具有协调能力。所谓协调能力，是指秘书通过各种手段，解决和消除影响机构整体运作效率的各种矛盾或障碍，以保持机构顺畅运作的能力。

5.管理能力。秘书在某种意义上也属于管理者，承担一定意义的管理职能。具备良好的管理能力不仅是秘书本身工作的要求，同时也是秘书更好地发挥辅助决策和参谋作用的重要保证。

6.社交与公关能力。秘书工作离不开社交和公关能力。一方面，秘书人员每天要与许多人打交道，经常处理各种突发情况；另一方面，为辅助领导保持社会联系，也需要秘书人员懂得公关诀窍、熟悉人际关系。做好社交和公关工作，秘书人员要学习心理学知识，加强人格修养，了解掌握社交和公关的特点、原则和方法，提高情感沟通能力，言行有度，举止得体。

7.操作能力。秘书工作是一种务实的工作，实际动手操作的能力是做好秘书工作的一个重要能力。要做好秘书工作，就需要提高自己的动手能力，学会实际操作。包括现代办公设备的操作。

8.调研能力。调查研究是通过一定的方式方法获取客观信息并对所获得的信息进行归纳、总结和分析，以寻求某种联系和规律的过程。实际工作中，秘书人员主要通过个别访谈、集体座谈和问卷等形式获取信息，并通过一定的统计分析方法，对信息进行提炼和升华，满足领导对信息的需求。要提高调研能力，秘书人员应掌握调查研究和统计的基本方法，学会收集各方面的信息资料，并善于综合分析，为领导决策提供参谋服务。

9.学习能力。时代在不断地发展，社会在不断地进步，秘书工作也需要与时俱进。秘书要跟上时代发展和社会进步的步伐，就需要不断地学习，不断地提高自己做好秘书工作的各方面的素养。从这个意义上说，秘书还有一个更重要的职业能力，那就是学习能力。秘书的学习能力主要是获取新知的能力，包括阅读能力、鉴赏能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。

【推荐阅读】

【办公室遴选考点】秘书写材料如何快速构思？四种方法必不可少

【办公室遴选考点】八步法——“文稿起草”的速成秘籍