怎样做一名合格的秘书?怎样做一名有发展前途的秘书?在秘书工作所需的诸多能力和素质当中,当属战略思维最能体现一名秘书的水平。
●把握职责特点,高度重视战略思维
办公室是各单位的综合性机构,它与职能部门的不同在于要始终站在本单位全局的高度和整体的角度来分析和处理问题。秘书作为办公室的一员,在服务领导的过程中,要沟通上下、协调左右,辅助领导实施决策和管理,发挥组织运转中的枢纽作用,就必然需要站位全局、着眼长远、不为一时一事所局限的战略思维。
对秘书的战略思维最重要的检验是辅助决策。只有从战略的高度来考虑问题,很好地把全局和局部、眼前和长远有机地联系起来,所提的决策建议才会是科学的、有价值的。如果眼界不够开阔,缺乏全局的视角,或只顾眼前、不计将来,那么这样的决策建议领导是不会采纳的。辅助决策的职能需要秘书具备很高的眼界和宽广的胸怀,而这正是战略思维的重要特征。
看似简单的具体工作业务,在很多时候也会考验一名秘书的战略思维能力。领导的日程计划安排、呈送文件的码放顺序,等等,这些细节也可能包含战略的考量,有时候甚至会影响战略的全局。
●珍惜岗位舞台,努力练就战略思维
战略思维本质上是一种理论思维能力,需要积淀深厚的理论功底和阅历丰富的社会经验。但这并不意味着战略思维遥不可及。秘书培养战略思维的优势在于,在服务领导的同时也受到领导的深刻影响,在这种密切的工作接触中,领导实际上担当了秘书思维和行动“导师”的角色。领导工作过程中所体现出的全局意识、超前意识、创新意识及领导做人做事的一招一式会时时刻刻传递到秘书的大脑之中,秘书在这种潜移默化的影响下会自觉或不自觉地形成战略思维的习惯。
秘书要想快速提高自身的素质,就必须珍惜这一舞台,充分利用重大决策的亲历者甚至是参与者的身份,用心体味如何抓住主要矛盾以及矛盾的主要方面,如何处理错综复杂的各种关系,如何打破常规、创造性地解决种种看似无法解决的矛盾和难题,并经常将自己的判断与领导的决策相对照,找出存在的差距,并想方设法加以改进和提高。
秘书工作的日常事务看似琐碎,但却涉及方方面面,需要较强的全局意识和长远眼光才能办好,因而也是秘书培养战略思维的肥沃土壤。战略思维可以从文稿起草中获得,可以从工作协调中获得,也可以从办文办会中获得。围绕各项实际工作驰骋思维的骏马,在工作中学习、在学习中工作,自觉把握相关事物的客观规律,用心总结成功的经验和失败的教训,战略思维能力自然会得到提升。
●找准角色定位,正确运用战略思维
秘书工作不但应该大有可为,而且能够大有作为。绝不能因为在组织中的配角和从属地位而甘于平庸,也不能因为其工作的琐碎具体而产生消极情绪,这些都会影响主观能动性的发挥,不利于战略思维的形成与提高。秘书需要深入研究领导意图、严格服从领导指令,但也绝不能满足于机械地落实和盲目地服从,否则创新意识和战略思维必然会萎缩、退化,也就不可能真正地摸透领导的深层决策意图,创造性地把领导的指令落到实处。
信息是决策的基础和依据,围绕领导工作的重点和主线,敏于捕捉信息、勤于积累信息、精于提炼信息、及时把握信息,努力做领导的“千里眼”和“顺风耳”,是秘书运用战略思维服务领导决策的重要方面。实际工作中,对于领导关心关注的热点难点焦点问题,可以在充分研究、审慎思考的基础上大胆提出自己的意见和建议。对于领导已经意识到但一时无暇顾及的重要事务,要充分发挥主观能动性,超前调研,超前策划,为领导适时作出决策打好铺垫。
当然,需要指出的是,具备了战略思维并不等于能够处理和解决所有问题,任何高明的见解离开了具体的条件和环境都有可能一文不值。秘书不是领导,辅助决策也并非决策本身,思维的智慧只有与谦逊的品格有机结合才能绽放出夺目的光彩。秘书应当珍惜岗位锻炼机会,耐得住寂寞,挡得住诱惑,自觉把个人的追求融入为领导服务的生动实践和集体的崇高事业之中,以全面的、长远的眼光看待个人的发展进步,这也是秘书具备战略思维能力的一种切实体现。
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