根据《党政机关公文处理工作条例》，报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。基于此功用定位，报告通常分为三种类型：工作报告、情况报告、答复报告。后者容易分辨，但前面两类容易混淆，为此，有必要对工作报告和情况报告加以区别。

工作报告是向上级汇报本单位工作开展情况、做法、经验及问题的报告。情况报告是向上级反映某种临时性情况、突发事故、重大事件的报告，这类报告主要是反映正常工作运转中出现的新情况、新问题、重大问题，针对特殊情况、突发事件、意外事故、个别重大问题的发生、应对、处理时使用的文种。简单地说，情况报告中所反映的“情况”，应是一种“非常情况”。与工作报告相比，情况报告突出的是工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。在信息化时代，情况报告的使用越来越普遍，本文着重对情况报告的宏观结构和微观构成要素作一分析。

一、情况报告的宏观结构

日常工作中，大家所见到的情况报告的主要内容通常包括：概况、发生情况的经过、后果、对发生情况的原因进行分析或定性、提出处理意见及应对措施等等。不管是什么情况报告都偏离不了这些内容，如果把这些内容进行归类，大致可以归纳为三个基本问题：出现了什么情况——“情”，为什么会出现这种情况——“因”，怎样应对这种情况——“策”。这与人们的思维习惯“是什么、为什么、怎么办”相吻合，当然这也是领导及上级机关最想知道的三个问题，自然也就形成了情况报告必须回答的三个问题，由此也就构成了情况报告所特有的三大板块的行文思路：陈述情况、分析原因、提出对策，归纳起来就是三个字：“情、因、策”。请看例文：

例1：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的总体结构如下：

一、事故简要经过

二、现场处置情况

三、事故原因分析

四、防范事故措施

从该文结构上看，前两个部分介绍的是事故发生的过程和目前处理情况，是从两个角度来表达事故情况的，反映的是“情”字；第三部分是对事故原因的分析，反映的是“因”字；第四部分是为防范事故而制定的措施、办法或策略，反映的是“策”字。该报告表面上看是四个部分，实质上是三个部分：情、因、策。

请再看一例：

例2：《金川“7·9”矿难事故报告》一文的总体结构如下：

一、事故概况

二、事故单位基本情况

三、事故发生经过及抢救救援情况

四、事故原因及性质

五、今后防范措施及建议

从该文结构上看，第一、二、三部分反映的是情况，第四部分主要反映的是原因，顺带反映事故性质，第五部分反映的是防范措施及建议，属对策范畴。该文总体上还是分为：情、因、策三个部分。

以上两篇例文的宏观结构都包含三个部分：情况、原因、对策。不仅仅是这两例，平时我们工作中所见到的情况报告，只要对其结构稍加分析，基本上也都包含这三个部分。从逻辑结构上看，陈述情况、分析原因、提出对策三个部分逐层深入、层层递进，形成一个密不可分的整体，因此可以说，情况报告就是“情、因、策”的报告。

二、情况报告的微观构成要素

正如告知一件事情必须包含一些基本要素一样，向上级反映一个情况，也必须包含一些基本要素，比如：何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等。虽然写作者的思维习惯、表达的先后顺序、对问题的看法不同，各要素在文章中出现的形式、时机、先后顺序、详略程度也不尽相同，但不管什么样的情况报告，这些要素基本上都是应该具备的，否则，报告就可能出现信息不全。

例3：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的前半部分内容如下：

20××年1月19日（何时），207国道东安县大江口乡荣家村路段处（何地），一辆牌照为粤BC4985号中型普通客车（何人/物）翻入路边水塘（何事），造成一起死亡6人、重伤2人、轻伤6人的特大道路交通事故（何果）。

一、事故简要经过（对概况中的要素进行具体陈述）

1月19日6时40分（何时，具体的时间），司机张××（何人，具体的人物）驾驶粤BC4985号中型普通客车（非营运），从深圳返回新宁，当车辆行至国道207线2739km+618m（东安县大江口乡荣家村路段）时（何地，具体的地点），撞上路边的树后冲出公路，翻入路边水塘（何事，具体的事情），车上人员张×、刘×、李×、陈×、宋×、熊×6人当场死亡，袁×、李××2人受重伤，已送往××医院全力抢救，目前仍然没有脱离生命危险，赵×、孙×、李×、周×、吴××、范××等6人受轻伤，车辆严重受损（何果，具体的结果）。

二、现场处置情况（从另一个方面反映目前的状况）

7时15分县交警大队接报后，大队长蒋××带领大队民警赶到现场，××县委、县政府高度重视，立即启动重特大道路交通事故应急预案，县公安局、安监、卫生等部门负责人迅速赶到现场，研究安排事故处理工作，全力抢救伤员。××市副市长朱××、省交警总队交管处林××处长、市交警支队周××队长相继赶到现场，指挥救援及现场勘查工作。现场成立了事故处理工作组，县委书记唐××负总责，下设伤员救治、群众思想工作、现场调查取证及善后处理三个工作小组，分工负责。由于组织有序，指挥得力，死伤者家属情绪基本稳定。

从前半部分结构看，首先是概况，概略地报告事故的大致情况，便于领导或上级机关及时掌握最终结果，这不仅是书面报告，也是口头报告必不可少的、开门见山必须陈述的内容。在概况里，把“何时、何地、何人、何事、何果”等微观要素简要地介绍一下，点到即可。随后，汇报事故的主要经过以及目前的状况。这是对概况中的微观要素进行具体的介绍，介绍的程度以清楚为宜，没有必要做过深过细的陈述。总的来看，前半部分是对宏观结构“情况”这一部分从微观上的陈述。

再来分析该文的后半部分：

例4：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的后半部分内容如下：

三、事故原因分析（分析何因要素）

经现场初步勘查，与部分乘客交谈了解的情况看，此次事故的主要原因是：

（一）疲劳驾驶。乘客反映：从18日20时开始，司机一人连续驾车至事发地点，中途没有别的司机轮换，也没有休息，一人连续驾驶10小时40分钟。我国《道路交通安全法》规定，连续驾车超过4小时未停车休息或者停车休息时间少于20分钟的，视为疲劳驾驶。该交通法还规定“过度疲劳影响安全驾驶的，不得驾驶机动车。”该事故司机一人连续驾驶的时间几乎是疲劳驾驶时间的3倍，可见司机当时疲劳的程度。

（二）弯道超速。事发处弯道允许速度不超过50公里/小时，而事故车辆在五档位置，鉴定当时车速为60-80公里/小时。《道路交通安全法》规定“机动车上道路行驶，不得超过限速标志标明的最高时速。”在雨天路滑的情况下未保持安全车速，是导致翻车的一个重要原因。

（三）超员载客。该中型普通客车核载11人，当时实际载客14人。《道路交通安全法》规定“机动车载人不得超过核定的人数……。”超过核定载客人数为交通事故增加了不安全因素。

（四）路面管控不力。该车系非营运中型普通客车，从深圳非法载客营运经过广东及湖南部分地区，途中经过清远市2个检查站，未受到查处和制止；在清远一个一级公路检查站，下客2人，逃避了检查。

以上违规行为和不安全因素综合在一起，直接导致了此次特大道路交通事故。

四、防范事故措施（提出何策要素）

为深刻吸取“1·19”特大事故教训，预防和避免道路交通事故，确保春节道路安全、畅通，按照支队党委会议精神和《关于进一步做好春运期间道路交通安全工作》的紧急通知要求，大队及时组织学习，制订了防范措施。

（一）抓重点车辆管理。一是确定管控的重点。不符合客运要求的车辆、不遵守交通法规的驾驶人所开的车辆，在交通事故中所占比例较高，是管控的重点。监管人员必须做到：逢疑车必查，逢违法必纠。二是做好“三个查获”。查获达到报废车辆的坚决报废；查获无证驾驶的坚决暂扣，查获违法超载人员的坚决转运。加强对客运车辆的管理，深入客运企业，开展一次安全大检查，坚决清除不符合客运要求的车辆，及时消除营运车辆的安全隐患；加强对两轮、三轮摩托车的管理，严格查处无牌无证、超载摩托车，不戴安全头盔、超速行驶等行为；加强对农村短途客运车辆管理，坚决杜绝超员、非法载客等交通违法行为发生。

（二）抓重点路段管控。一是在事故多发地点悬挂警示牌、标示限行速度，提醒驾驶人注意交通安全；二是在交通高危地段，设立专人值守，严密监控车流情况，必要时及时进行调控；三是针对节假日人员出行量大、车流加剧的特点，在重点线路实行两车对开的巡逻模式，加大巡逻检查密度。

（三）抓道路隐患排查。要求各中队对辖区道路交通安全隐患进行排查，对发现的安全隐患，及时向相关单位或部门递交整改建议，争取及时完成整改或治理。对暂时无法整改到位的路段，大队派专人值守，通过定人、定时、定责的办法，确保危险路段行车平安。

（四）抓交通秩序整治。一是实行分片分段包干责任制，按照“谁主管谁负责、谁包片谁负责、谁包线谁负责、谁查车谁负责”的原则，进行责任倒查，追究责任人和领导连带责任，将全县18个乡镇所涉及的路段全部包干到9个股室中队，保证90%以上干警职工投入到交通整治第一线；二是加大对城镇、道路沿线安全行车的宣传力度，提高驾驶人员的安全素质；三是加大对路面日查夜巡的力度，加强早中晚不间断对道路的巡逻管控，切实做到白天见警车，夜晚见警灯，时时有巡逻，处处有监管；四是下大力严厉查处超载、超速、酒驾、飙车等严重违法行为。

从例文可以看出，原因、对策部分篇幅较长，这并不是说情况部分不重要，对于情况报告来说，情况部分当然是必不可少的，但原因和对策往往是公文的核心和关键所在。因为“分析原因”既是对“陈述情况”作必要的深化与拓展，又是“提出对策”的基础与依据；另外，情况报告中情况占相当大的比重，领导最关心的不是就情况谈情况，而是要刨根问底、找准病因、拿出对策，要举一反三、防患未然。因此，原因和对策部分是全文的难点和核心。

总之，情况报告从宏观上看，包含情、因、策三个大的部分；从微观上看，基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢？这也不一定。比如，有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求，有的要求在事发后1小时内上报，有的甚至要求边发现、边处置、边上报，在这么短的时间内要查明原因、制订措施，有时是难以做到的。例如，天津滨海新区爆炸事故过去了几天，仍未找到爆炸的真正原因。因此，有的情况报告，粗略地介绍原因和措施，甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的，应视具体情况灵活运用。正所谓：运用之妙，存乎一心。

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