公文是指在办理公务活动中生成的具有法规效力和规范体式的书面文字材料。公务文书是为特定组织统一领导服务的，是代表特定组织的意志和权力的，所以，这就决定了与其他文书的写作具有不同的特征。具体讲，有以下方面：

　　一、依法发布

　　公务文书是由特定的组织和个人拟制和发布的。这里所讲的特定的组织和个人，是指依法成立并能以自己的名义行使权利和担负义务的法人代表。公务文书是由各级机关依照自己的隶属关系和职权范围依法拟制和发布的。

　　二、范围特定

　　公文的秘密等级不同，内容效用不同，受文单位和读者范围各不相同。文种密级越高，读者圈越小；密级越低，读者圈越大，接触文件的人员也就越多。

　　三、体式规范

　　公文既有一定的外观表现形式，又有一定的内部结构规律，还有一定的语言表达方式。外观表现形式指公文的特定格式，包括各个组成要素及用纸、用字等具体规定。公文的正文部分，都有一定的谋篇布局结构规律和写作要求。

　　四、内容权威

　　作为喉舌，公文代表了制发机关的法定权威，其内容必须严肃正规。

　　正因为公务文书具有自身与众不同的特征，所以在写作思维步骤上，也有自身特点。主要包括一下三个步骤：

　　1.触发思维，确定发文的出发点和发文关系

　　所谓触发思维过程就是写作主体在现实生活中发现写作对象，形成写作的初始认识的思维过程。我们习惯上成为“第一印象”或者“灵感”。

　　触发思维是写作思维的第一步，是启动写作思维活动的原始过程。

　　公文写作是将各级机关在按照特定组织的统一意志进行领导的过程中需要交流的意图记录下来，传达开去，以沟通上下左右间的联系。所以，从事公文写作，首先就要把个人思维转换为社会思维，确定发文机关的立足点和出发点，就是要明确发文权限。属于全面的、重要的方针政策性的问题，以领导机关的名义行文。属于既定方针政策范围内的日常业务工作问题，应以相应业务部门的名义直接行文。

　　确立发文关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。机关行文一般应按照隶属关系和职权范围进行。下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级形文，以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应当抄送所越过的机关。拟制涉及几个部门职权的公文，主办机关要主动与有关部门会商，取得一致意见后联合行文。联合行文的机关应当是同级机关。

　　2.继发思维，明确发文缘由和主要任务、内容

　　在写作过程中，我们常常遇到这种情况：突然发现某件事情可以写出一篇文章，或者因为某件事情的触发心中萌生出写一篇文章的念头，可是，当你拿起笔来的时候，却发现原来的想法太简单了，实在不能完成写作计划。这种情况说明，仅仅对社会生活有触发思维还不足以进行写作，你还必须深入思维，进入写作思维的第二个阶段——继发思维。

　　继发思维过程是写作主体在触发思维的基础上，最大幅度地展开思维扇面，不断丰富心理内容的思维过程。它既是在认识上比较、选择、深化的过程，又是在材料及信息方面扩展、改造、增值的过程。

　　继发思维实际上是思维对问题的深入思考过程，这个过程涉及很多方面的问题和要求。首先，继发思维是有针对性地展开思维活动。写作者要有针对性地了解文章主题的方向和目标。比如要写一篇先进事迹类的典型材料，写作者的继发思维就以描写人物形象，表现人物先进事迹和经验为中心，展开认识和信息加工活动。其次，继发思维是在两个层次上展开思维活动的。一方面探寻写作题目的所有内涵，比较所有的认识，从中作出选择，进而集中、深化；另一方面不断地进行扩展，围绕写作题目扩展材料范围，尽可能的增加题目的有关信息，并根据认识对其进行加工、改造、增值。材料的扩展，即丰富了写作目标的内容，也会不断丰富、深化写作者对写作题目的认识。这两个方面相互作用，共同促进。

　　公务文书写作需要明确发文缘由，实际上就是要了解公文写作背景，也就是在什么背景下写作公文。许多公文在传达贯彻方针政策和布置工作时，一般要阐明其指导思想，讲明道理，提出要求。它既是推动工作的工具，也是向下级进行进行宣传教育，使他们提高认识，统一思想的武器。

　　公文写作缘由有两方面：指导思想和实际情况。不论哪类公文，其缘由首先是方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。这要求公文的起草人必须认真学习政治理论，学习研究党和国家的方针、政策、法律、法令，不断提高理论水平和政策水平，以马克思主义的立场、观点和方法分析问题、解决问题。其次，公文写作缘由就是客观实际。公文起草人不能闭门造车，必须深入实际，调查研究，掌握新情况，分析研究新问题，同时，要精通本职业务，学习有关知识，避免说外行话，抓不到点子，说不到要害。

　　公文的任务和内容根据机关和单位需要解决的实际情况来决定，写作者需要在交拟过程中，向有关领导问清事由和任务，根据掌握的大政方针政策决定公文写作的内容。

　　3.完形思维，完成文章的内容、形式、结构等的最终整合

　　在写作思维过程中，完形思维是普遍存在的。我们每个人头脑里所掌握的社会生活现象和信息都是不完美的，而是支离破碎、不完全、不成形、有缺陷的。如果我们给自己提出一个写作要求，那么就会在心理上产生一种完形心理压强，驱使自己在写作过程中对这些凌乱的现象进行整合，完成整体构想。如果我们头脑里已经建立起了文章的形式结构图示或者经验，就能够促使自己对这些不完整的信息资料进行完形组合，最终完成写作任务。

　　所以，写作完形思维就是在继发思维之后对杂乱的信息资料按照一定的写作要求进行简洁化、系统化、完美化、整体化加工处理，进一步明确中心，定体成形，完成文章整体序化构想的思维过程。

　　不同种类的公文，有不同的具体要求和写作方法，也有不同的格式和体式，这要求写作者在组织公文材料的时候，按照不同格式和体式安排结构。机关公文格式是特定组织以法律或法规的形式固定下来的，这要求写作者必须完全按照规范的格式进行写作。

　　公文格式是指一份完整的公文一般应当具备的项目、各项目的标识规则和用纸、用字、排版的等的要求。

　　公文写作思维进入完形阶段，就是要求严格按照规定的格式和体式组织材料，内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。即使是较长的公文，也应开门见山，一开头就要提出要点，用极简要的文字点出全文的中心，以唤起阅者注意，并有一个总的概念，然后再分段陈述。长文分若干段时，每段也应采取这种方法。公文有几层意思或几项要求时，要注意按条理分清层次，以数目小标题的形式标明段落和项目，使眉目清楚。

　　综上，公务文书由于有自己鲜明的特征，在写作思维步骤上主要体现为三个步骤：触发思维（或者叫换位思维），继发思维和完成思维。这个思维过程只是展示了主体内在的心理过程，这个过程要变为现实，必须经过大量的实践训练——即文字书写，才能实现思维的现实转化。

更多公文写作技巧、遴选公文写作范文、公文写作经典语录，推荐学习公选王遴选网【公文写作】栏目