机关文稿写作属应用文写作，而应用文之用，当有“三用”。三用者，实用、适用、受用也。

一曰实用。所谓实用，就是有实际使用价值。黄庭坚诗云：“文章功用不经世，何异蛛窠悬露珠。”尤其公文，更是如此。“章奏表议，经国之枢机。”（《文心雕龙》）作为实施领导、处理公务的重要工具，公文因实用而生、为实用而作，实用是其根本出发点和归宿，也是其生命。上传下达、商讨工作、沟通情况、思想动员等，无不是从一定的实际问题出发，到解决实际问题而落脚。一旦失去实用价值，公文也就失去了存在的意义。有人会说，这个道理谁不明白，但实际上有些同志并不真明白，或理解领会并不透彻。如果真明白，起草文件、讲话就会一切以实用为出发点，而不会动辄夸夸其谈、洋洋万言，只顾自己舒服痛快、锻炼了肺活量，全不问有用无用、实用不实用、能用不能用、管用不管用。如果真明白，起草的意见、决定、通知、方案等，就首先会考虑成文的针对性、操作性和可行性，做到“事前体察周详，令出务求实效”（徐望之《公牍通论》），其语言就会主旨鲜明，指向准确，简明扼要，精练精当，落实起来便于操作、易于执行，而不会含糊其辞，语焉不详。真明白，就会努力做到不写废话，不写自己没弄懂的话，不写没有根据的话，不说读者听者看不懂听不懂的话。可以说，几乎所有公文起草上存在的问题，都可以从没有真正领会其实用性上找到根源。因此，公文应用，实用第一。做人要诚实，工作要务实，为文讲实用。只有实用之文，才能符合实际，拿出实招，指导实践，推进实干，取得实效，创出实绩。

二曰适用。“文章以体制为先，精工次之。”（宋·倪思《经俎堂杂志》）适用者，适合应用、符合要求是也。清人张维屏《读书》诗云：“文章不适用，梨枣灾何穷！”质量学上说，质量的功能具有符合性、适应性、满意性。文字工作也莫不如此，首先要符合要求，满足需求，不适合、不适用，都是一纸空文。《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文文种，其定义前都有“适用于”三个字，可见任何文种都要讲“适用”二字。用错了文种，无异于搭错了车，势必南辕而北辙。除文体、文种之外，讲适用，还要讲得体、得当，讲分寸、度数。譬如不同文体、不同文种有不同的语言要求：“章程”“条例”语意周密、面面俱到；“决定”“命令”则威严肯定、言简意明。上行文言敬语恭，下行文权威庄重，平行文礼貌尊重。比如强制性的用“必须”，规定性的用“应该”，报请性的用“拟请”，商洽性的用“烦请”，词句不同，则语气不同，表达的态度也不同。再譬如，“不予同意”“不同意”“不拟同意”都是不同意，但表达效果却明显有别。因此，无论文体、文种，还是用词、用语，都要讲究适用二字。某种情况下，适合、适用的，才是最好的。

三曰受用。受用者，即享受、好用是也。好文章、好文稿要让人读着悦心，听着得劲，看着舒服。机关文稿不是枯燥无味的代名词，也要靠美的规律写成，公文也可以写成美文，缺乏美感的文章只能令作者乏味、讲者反胃、听者生畏。公文虽讲严谨，但严谨不是古板；公文虽重平实，但平实并非枯燥；公文讲究庄重，但庄重绝非死板。我们讲以理服人、以情感人，也要讲以言悦人。缺乏生动和感染力的公文，其执行效力必然大打折扣。李斯《谏逐客书》也是公文，但“李斯之止逐客”，“顺情入机，动言中务，虽批逆鳞，而功成计合，此上书之善说也”（《文心雕龙》）。譬如开会讲话，凡好的讲话往往让人感到“有说头”“有听头”“有想头”“有劲头”，如此会议效果则可想而知。当然，讲受用，不能因文害义，舍本逐末，不能忽视实用、适用而片面追求美感。但好文章、好讲话，总得力求生动些、鲜活些，讲求一点儿说服力、吸引力、感染力、渗透力，让读者看得进，让听者坐得住。

公文“三用”，实用为基，适用为要，受用乃灵。三者辩证统一，互为前提，相辅相成，缺一不可。有此“三用”，当得大用。这既是机关文稿的写作要求，也是检验一篇文稿是否成功的标准，更应是写作者的自觉追求。

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