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一、“本”的用法
“本”在公文中，常用来做指示代词，常见用法如下。
（一）指自己。例如：
1.《入学通知》上说：“本校定于9月1日开学。”
2. 这个美术馆门口的牌子上写着：“本馆周一至周五开放。”
3. 本市下月将召开交通系统改革创新经验交流大会。
（二）用“本＋名”复指前面的名词或代词。例如：
4. 这些问题可以在礼县本地解决。
5. 他说话不像四川本地口音。
6. 他本人对此没有提出异议。
例4中的“本地”复指前面的“礼县”，例5中的“本地”复指前面的“四川”，例6中的“本人”复指前面的代词“他”。
（三）以制作者或主管人的身份指称事物。例如：
7. 本法适用于国有企业。
8. 本规定自即日起施行。
9. 本合同一式两份，双方各保存一份。
（四）指现今的某段时间。例如：
10. 他们已经完成了本年度的工作计划。
11. 市委已经决定，本季度将召开两个重要会议。
12. 本周三下午将举行有关问题的讨论会。
二、“该”的用法
“该”在公文中，常用来做指示代词，用来指上文提到的人或事物，相当于“此”“这个”的意思。例如：
13. 经过有关方面的协调，该生已于上周到校注册。
14. 据了解，该县扶贫计划已于昨日报来。
15. 这个问题宜在有关方面的协助下，在该地统筹解决。
“该”只用于下行文，不用于上行文。例如，中央对省里行文可用“该省”，此说法不可用于省里给中央的上行文。也就是说，“该”一般不用于指称上级机构。
“该”可以用来指称地点，如“该村”。“该”一般不用来修饰时间名词，如一般不说“该年”“该日”。
“该”不宜用来修饰专有名词（专有名词所指已很清楚），如不宜说“该《中华人民共和国测绘法》”。
三、“其”的用法
“其”在公文中，常用来表示下面几个意思。
（一）相当于代词“他（她、它）”“他（她、它）们”。例如：
16. 特朗普蛮横地对中国发起贸易战，其目的是阻遏中国的发展。
17. 对这些贩毒分子，绝不能任其胡作非为,必须绳之以法。
18. 这项工作很重要，我们必须团结一致、共同努力，使其早日完成。
例16中的“其”相当于代词“他”，例17中的“其”相当于“他们”，例18中的“其”相当于“它”。
（二）相当于“他（她、它）的”“他（她、它）们的”。例如：
19. 知识的问题是一个科学问题，来不得半点的虚伪和骄傲，决定地需要的倒是其反面——诚实和谦逊的态度。（毛泽东《实践论》）
这种用法常出现在成语或固定说法里。例如：
20. 老刘的辩解恐怕难以自圆其说。
21. 人尽其才，物尽其用。
22. 这些乡亲们倾其所有来帮助八路军伤员。
（三）相当于指示代词“那个”（或“这个”）、“那样”（或“这样”）。例如：
23. 我们的调查结果证实，确有其事。
24. 当地派出所查无其人，看来我们需要转换思路。
25. 父亲是劳模，儿子是战斗英雄，真是有其父必有其子啊！
例23、24中的“其”相当于“那个”（或“这个”），例25中的“其”相当于“那样”（或“这样”）。
（四）表示虚指，没有实在意义。例如：
26. 能骂退他的作品，使他不成其为作家。（鲁迅《花边文学·推己及人》）
27. 什么红白喜事，讨媳妇，死了人，大办其酒席，实在可以不必。（毛泽东《做革命的促进派》）。
用“其”做代词、指示代词时，具有书面语色彩，因而常用于公文。（摘自《秘书工作》）
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