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在基层工作实践中，笔者体会到制发公文要严把可行性、合法性、规范性、合理性这“四道关”。
严把可行性关
对基层而言，制发公文是否可行，主要看制发公文的依据是否可靠。一般而言，可靠依据有三条。
一是职能要求。党委有党委的职能，政府有政府的职能，部门也有部门的职能。因此，政府及其部门职权范围内的工作不得以党委及其办公室名义行文；属于党委、政府各自职权范围内的工作，也不得联合行文。比如，《关于深入学习贯彻党的十八届六中全会精神的通知》，就宜以党委名义行文；《关于进一步加强统计工作的意见》，就宜以政府名义单独行文；《关于近期几起交通事故的通报》，则宜以政府有关部门名义行文。
二是上位要求。为贯彻中央、省委和中央办公厅、省委办公厅有关文件精神，切实抓好工作落实而制发公文，以及上位文件要求基层制发公文，都属于此类要求。比如，中央办公厅、省委办公厅先后下发《关于认真做好市县乡领导班子换届工作的通知》后，市州一级下发《关于认真做好县乡领导班子换届工作的通知》。
三是发展要求。为推动当地经济社会持续健康发展，或根据当地工作开展的需要，按照领导的要求制发公文。比如，2016年3月，湘西自治州委、湘西自治州人民政府出台《关于建设美丽湘西的意见》，即属此类。
严把合法性关
如果制发的公文不合法，那么就会给工作带来被动，最终在废止公文的同时，还会追究起草单位领导、起草人和审核单位领导、审核人的责任。因此，把好制发公文的合法性关尤为重要。
一是符合政策。制发的公文必须符合党的路线方针政策，要做到“五个不能”：不能突破大政方针政策；不能随意在公文中提评比达标，颁发表彰决定、奖章、奖牌、证书等；不能夹带“私货”；不能随意提“一票否决”；不能随意提“减免税费”。
二是符合法律。作为办文工作者，必须认真学习法律，尤其要加强对宪法的学习，努力增强宪法意识和法治观念，切实维护社会主义法制的统一、尊严、权威。
三是符合法规。除法律之外，还有一些领域和行业是法规在起作用，基层办文工作者既要熟悉和了解法律，同时也要熟悉和了解法规。
严把规范性关
从某种意义上说，制发公文水平的高低，主要取决于制发公文是否规范。制发公文必须遵循2012年7 月1 日施行的《党政机关公文处理工作条例》。
一是文种规范。《条例》中的十五种文种各自都有明确的使用范围和内容要求，我们不能用错，更不能自行“创造”。有的在制发公文时将“方案”“办法”“规划”等作为公文文种，这是不规范的。遇到这一情况，可在“方案”“办法”“规划”后加“的通知”，比如，《关于印发×× 培训工作规划的通知》。
二是语言规范。语言规范，必须做到表述准、文字精。在实际操作中，要做到“三个杜绝”，即杜绝错别字、杜绝语法错误、杜绝标点错误。
三是格式规范。要做到公文的格式规范，除了份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等必须按《条例》的规定执行外，公文的版式，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位等都要按国家的有关标准和规定执行。
严把合理性关
一是谋篇布局合理。制发公文的文种不一，谋篇布局也不尽相同，因此要按不同的文种进行合理的谋篇布局。这里以意见为例，比如，起草一个《关于加强×× 工作的意见》，可从三大板块布局：第一大板块为做好这项工作的重要性和必要性；第二大板块为做好这项工作的具体内容；第三大板块为做好这项工作的保障措施。
二是内容表述合理。公文的性质决定了其内容必须简洁，忌假话、空话和套话；主题必须突出，除了正确、深刻、新颖外，必须明确表达主题思想，也就是说要集中表达一个中心思想。
三是逻辑推理合理。制发的公文推理必须符合逻辑，比如，可以说子女与父母相似的现象叫遗传，但不能说父母与子女相似的现象叫遗传。公文若经不起逻辑推理，就会出现纰漏，甚至闹笑话。
（文章摘自《秘书工作》杂志；作者：姚元森）
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