所谓准确。这是公文语言的核心和关键。公文必须讲究提法、分寸,措辞用语要准确地反映客观实际,遣词造句要达到文如其事,恰如其分。
一是选词要确切。对所表达概念的内涵和外延有确切的、通俗的理解,特别是对同义义词、近义词的细微差别一定要辨别清楚,不可含糊。
二是判断要恰当。要正确地运用各种判断形式,遵守各种判断的逻辑要求。
三是推理要符合逻辑。首先前提必须正确、真实;其次要注意推理的前提和结论之间的内在联系;再者要防止“以偏概全”。
四是词语要合乎规范。长期以来,公文写作中形成了一些固定规范的语言。比如,公文的起首语常用“奉”、“按照”、“根据”、“为了”、“关于”等;引叙语常用“现将”、“业经”等;表态语常用“同意”、“拟同意”、“不同意”等;询问语常用“妥否”、“是否可行”等;结尾语常用“为荷”、“特此报告”等。这些词语必须正确应用。
此外,公文中人名、地名、时间、数字、引文、标点符号要准确。引用公文应写明发文机关、标题、发文字号。公文中必须使用国家法定计量单位。公文中的数字,除成文日期、专用称谓、结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,均使用阿拉伯数码。
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