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1、先调格式。
领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准？是看结构？不是！是看标题？不是！是看起始段或结尾段？更不是！石头告诉你，是格式。
2、大刀阔斧的删去“的”和“了”。
对于大部分稿子，“的”“了”普遍处于严重过剩的状态，写作新手喜欢滥用“的”“了”连接所有定语和宾语，其实，将其中的“的”“了”删去一半以上也毫不可惜，不但不影响文意，紧凑、流畅程度还能大幅提高。
如，致辞中常见的“我谨代表学校向活动的举行表示热烈的祝贺！向XX先生对我校的大力支持表示衷心的感谢！”，一旦改为“我谨代表学校向活动举行表示热烈祝贺！向XX先生对我校的大力支持表示衷心感谢！”，明显更为简介有力。
3、长句变为短句。
句子长度最好不要超过35字，否则必然影响阅读和朗诵。按照标准公文格式，每行约为28字，也就是说每句话不要超过一行半，如果原稿中出现长句，就要用连词或标点隔开。大家可以看看习总书记在建党95周年上的讲话，比如这段
“在几千年的历史发展中，中华民族创造了悠久灿烂的中华文明，为人类作出了卓越贡献，成为世界上伟大的民族。但是，近代以后，由于西方列强的入侵，由于封建统治的腐败，中国逐渐成为半殖民地半封建社会，山河破碎，生灵涂炭，中华民族遭受了前所未有的苦难。”
长的句子也就15、6字，句子普遍都在10个字左右，意旨明确，朗朗上口。
4、查找前后用词和语句重复。
用词重复是不少稿件的常见弊病，也是我们改稿时需重点关注的。仍以某次致辞稿为例，
原文为“今天，我们在这里举行中国XX大学纪念红军长征胜利80周年主题活动。首先，我谨代表中国XX大学向活动的举行表示热烈祝贺！”，短短两句话，中国XX大学重复出现两次，语义极为啰嗦，假如改为
“今天，我们在这里举行中国XX大学纪念红军长征胜利80周年主题活动。首先，我谨代表学校向活动的举行表示热烈祝贺！”，就杜绝了重复。一段中相距较近的地方出现用词重复，一定要将其中一处用语义相似的词句替换掉。
大家平时可以多积累常用的替代词，如“重要”可用“关键”“首要”“关系重大”等替代，“此外”“另外”可用“值得一提的是”等代替，“巨大成绩”可以用“显著进步”“令人瞩目的进展”代替等等。
5、明晰段落结构。
文章的整体结构一般都比较注意，但段落结构很多人都是一塌糊涂。一般来说，每段的第一句应为主题句，对本段基本观点和内容予以概括；中间几句是发展部，有层次、有逻辑地阐述主题句的思想；结论句则对本段主要思想予以深化。
6、注意容易误用的成语。
成语词性、含义一般比较复杂，难以从字面看出，因此容易被误用。成语之所以被误用，主要因为没有理解其真正含义，使用时望字生义、先入为主，被其中的某一关键词诱导所致。
比如：“曾几何时”普遍被误作“曾经”的意思使用，其本意是指时间没过多久；“差强人意”本义表示事情结果还不错，却常被反过来当作“不如人意”来使用；“莘莘学子”本来已含有众多的意思，后面却偏偏再加上个“们”字等等。 （文章摘自《办公室的秘密》）
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