综合材料写作的要领与要求

文字材料是一个单位的脸面。一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。

做好机关工作，说话、写材料、开会是基本功。本文概述一下有关撰写汇报材料、领导讲话、政策意见和写作信息这四种文体的要领与要求，所谓“要领”，就是要把握关键、抓纲谋篇，使纲举目张；所谓“要求”，就是提出的具体愿望或条件，希望得到满足或实现。不妥之处请大家指正。

第一章 撰写汇报材料

汇报材料，指下级向上级领导机关以书面形式陈述工作情况。它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径，同时也为上级领导提供了一个考察下级的机会。对于干部特别是领导干部来说，汇报工作的能力也是一种执政能力。

（一）撰写汇报材料的要领

主要有三点：

1. 用观点统帅材料。力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特

人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。对今后的工作打算要讲远景，讲可能性。讲远景，又有高的低的间作比较。不能只讲一些数字和材料，只谈情况，罗列数据，开材料仓库，而不讲自己的观点，不进行差别分析，总之，材料文风要做到生动活泼。

从根本上说，有材料有议论，关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。一个领导干部汇报工作，不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度，还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法，显示认识和思考问题的深度和层次，显示把握情况和局势的能力，得出规律性的结论，也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。如果做不到这一点，汇报工作就做不好，汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。

【以《坚持好字优先、推动科学发展，大力促进工业领域产业结构优化升级》为例。该发言的主题是如何促进我省的产业结构优化升级，可谓是一个老课题、老题目，但该文从贯彻科学发展观、实现我省经济又好又快发展这个独特的视角出发，向省委、省政府领导阐述了在国家实行新一轮宏观调控大背景下，我省产业结构优化升级的重要性和必要性，特别提出“迎来了技术改造的春天”这个观点，这就很容易获得领导的认同和支持；同时，该文在提出问题之后，也提出了解决问题的方法，从提高企业技术装备水平、大力发展农副产品深加工、推进节能降耗、大力发展生产性服务业等六个方面，提出了解决我省产业升级的具体办法，体现出了省经委班子研究和分析、把握和解决问题的能力。】

2. 给人深刻印象。力求给人深刻印象，做到内容可以不全面，但细节不可不突出

千人一腔、万人同调，是汇报材料的大忌。文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，因此，写文章要有三性：准确、鲜明、生动。世界上味道最好的调料，就是盐。烹调高手最知道什么时候该放盐。盐，放早了菜不香；盐，放迟了味道出不来。细节就是文章里的“盐”，没有细节，材料就会贫血；有了细节，材料的就充满着生机，撩起阅读的兴趣。可以说，细节的作用就在于它们能够把材料的观点倾向流露的更为自然，更为具体，进而加深材料反映事实的可信任度。汇报材料重要的是要使人懂。不仅要让人文字看懂、发言时要让人听懂，还应当尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点，做到材料和观点相统一，让听者明白无误地理解清楚汇报人所表达的意思。有什么办法使人听了不致忘记？首先，开头要鲜明，先声夺人，留下悬念，就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体；其次，讲存在的问题，要举事例，不举事例就就空洞，就是要有具体形象，没有具体形象，就没有生命，别人就不易懂；第三，观点要能服人。能经得起推敲，让领导接受自己的观点，直接影响领导对自身工作的指导。就我们而言，细节总是扎根在工业生产、经济运行、项目建设、节能降耗、全民创业和企业改革发展的土壤里，但是，如果对所写的对象和情况不十分熟悉，如果在写作过程中对细节的真实问题不予以高度重视，不反复推敲，大而化之，即使是写作高手，也难免会在细节上出现败笔。成功的细节运用，可以使材料突破一般化、雷同化的框子，写出极具个性化的语言来，让工作汇报这类“官样”十足的材料照样生动起来。

【以《以产业集群和农产品深加工为抓手，打造县域经济发展支柱和新的经济增长点》为例。该文用生动、简明的语言，对工业在县域经济发展的作用进行了说明，如“工业是强县之基，产业是立县之本，创业是兴县之源”、“我省一些经济强县之所以强，就强在工业；发展快县之所以快，也快在工业”、“加快发展县域经济，机遇和挑战并存，动力和压力同在，机遇大于挑战，优势多于困难”等语句，通俗易懂、言简意赅，读起来朗朗上口，听起来明了易记。】

3. 重点突出、要言不烦。力求重点突出、要言不烦，做到篇幅可以不求长，但风格不能不鲜明

语言体现文章的风格，结构体现文章的层次。篇幅一长，面面俱到，反而重点难以突出，暴露出语言的归纳能力弱，使领导强迫受训，浪费宝贵的时间和精力，因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同的事例，并不鲜见，落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。所以要对文字不断地进行加工和提炼，去粗取精，去伪存真，“撮其要、删其余，再加润色”，在语言的锤炼上下功夫。

（二）撰写汇报材料的要求

情况总是千差万别，谋发展、做工作，不可能千篇一律、一个模式，必须吃透上情，摸清下情，找准结合部，唱好地方戏。这既是做好各项工作的现实需要，也是写好汇报材料的根本保证。主要有四点要求：

1.吃透上情

所谓“吃透上情”，就是要把上级的精神弄明白，研究透。换句话说，也可以叫认清形势。因此，要认真学习、准确理解、全面把握中央的路线方针政策和省委、省政府各项决策部署，及时了解上级的最新会议精神和工作动向，了解基本要求，真正领会精神实质、明确主要任务，而不能各取所需、随意曲解、以偏概全，做到材料具有前瞻性；吃透上情，还需要密切关注国际国内的新形势及其变化，也就是说对业务内的各项法规、政策一定要吃得透、拿得准。

2.摸清下情

所谓 “摸清下情”，就是知道基层在想什么，盼什么，反对什么，要求什么。因此，要深入实际、深入基层、深入企业进行认真细致的调查研究，努力掌握本地区的发展基础、优势条件、制约因素以及当前和未来一个时期的热点、难点问题，掌握企业的愿望、要求和呼声，不断深化对国情、省情的了解和认识，就是对各方面情况要做到胸中有数，使各项工作建立在符合客观实际和客观规律的基础之上。

3.找准结合部

所谓“找准结合部”，把握上情，明了下情，就是通常所说的“吃透两头”。“吃透两头”是写好材料的起点。上情不清，如同行船失去航标；下情不明，如同射箭没有箭靶。因此，就是要把党中央、国务院、省委、省政府精神与本地实际紧密结合起来，创造性地提出推动经济社会又好又快发展的思路和办法。一方面，要善于把上级精神贯彻下去，根据本地区本部门工作实际，进一步研究制定落实上级决策部署的具体目标、任务、要求和措施；另一方面，要善于把基层经验总结上来，尊重基层首创精神，努力从广大人民群众的创造中汲取智慧、实践中寻找答案，并通过总结提炼形成带规律性的东西，用以指导面上的工作。

4.唱好地方戏

只有结合得好，工作才能有新意，才能真正抓住事物的主要矛盾，在工作中与时俱进，求真务实，确保各项政策得到贯彻落实，并能给上级提供有价值的参考信息，在一些节点问题取得突破。

【以“进千家企业，入百户园区”大调研汇报材料为例。在我委“进千家企业，入百户园区”大调研结束后，按照委领导要求，我们给省委、省政府写了一个汇报材料，同时给各市委、市政府写了一个反馈意见的复函。在这两个材料的准备中既要充分“掌握上情”：当前复杂的国际、国内经济形势和国家“双防、双控”政策等；又要仔细“了解下情”：企业在发展过程中需要哪些帮助、有哪些困难、存在哪些问题，以及目前状况、下步打算等；同时还“找准结合部”：根据经委的工作实际和职能范围，向省委、省政府反映基层和企业的建议、意见和要求，向各地提出加快工业发展的指导意见和方法。】

（三）撰写汇报材料注意事项

撰写材料的人员就是文字美容师。工作时，就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理经手的每一篇材料。【美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”，让人赏心悦目、割舍不下。写作材料也要如此，要有“闻之如是，也不觉神往”的意念，将材料写出“美女”效应。】

1.标题要醒目。就是要做到“五官精致”。大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官，尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。眼睛是心灵的窗口，脸是性格的版图，也就是说眼睛是对内心的反映，眼睛会说话，脸就生动起来。因此，要把最想表达的意思凝练到标题上来，让领导一目了然，准确理解汇报人最想表达的意见。

2.篇幅要得宜。就是要做到“身段优美”。最忌开头自然段过长，给人以压抑感。要注意各个章节的篇幅基本均匀，不要过短也不要过长，要有比例，做到序次分明。这里要提醒的是写文章有个潜规则，叫“无三不成篇”，就是说写了“一是、二是”，下面就没有了，给人以言犹未尽不完整之感，就是文章的缺憾。

3.印制要清爽。就是要做到“皮肤白白”。最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误，让领导心生厌恶。附件编好号码，列一个详细的目录清单。最好每份单独印制，以便领导翻阅。最好不要与汇报材料印制在一起，成了一本厚册子，增加领导翻阅查找的困难，以至心中不快，惹出无名火，无端添加了议题通过时的障碍。同时，表格要规范。最好采用八开印制，少用十六开，目的就是让人看的清楚。表格是制张口表（两头不封，主要用于可能还要发生变化事项，例如规划项目表、统计指标表），还是闭口表（两头封住，主要用于固化了的事项，例如既定的工作日程安排）；要用A3纸印制开口表格，用A4纸印制闭口表格，一定要符合规范。

4.注解要充分。就是要做到“头发卷卷”。一般而言汇报材料因为汇报时间有限，篇幅不可能过长，因此，汇报时，还要掌握方法和技巧，要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。这样就必须事先准备领导在听取汇报时，对某一问题突然发问，提出一系列问号，为此，必须未雨绸缪，对领导可能要发问的地方，事先准备时就把原文中的句号，改为问号，特别是有关数字计算、政策出处、外省市的情况等等，诸如此类，都要做大量详细的注解，细细梳理，条分缕析，条理清晰，以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。

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